Die interne KI-Richtlinie
Eine Richtlinie, die niemand liest, verlagert das Risiko nicht, sie dokumentiert es nur. Kurze, konkrete Regeln zu wenigen freigegebenen Werkzeugen wirken besser als ein Regelwerk über alles.
In den meisten Unternehmen wird KI längst genutzt, nur eben ungeregelt. Eine Richtlinie holt diesen Gebrauch in einen Rahmen, in dem er nachvollziehbar bleibt. Sie ist kein Selbstzweck, sondern das Werkzeug, mit dem sich mehrere Pflichten gleichzeitig erfüllen lassen.
Was hineingehört
- Welche Werkzeuge freigegeben sind, mit welchem Zugang und in welchem Vertragsverhältnis
- Welche Inhalte nicht eingegeben werden dürfen: personenbezogene Daten bestimmter Kategorien, Geschäftsgeheimnisse, fremde vertrauliche Unterlagen
- Dass Ergebnisse vor Verwendung geprüft werden und woraufhin
- Wann ein Ergebnis gekennzeichnet werden muss, gegenüber Kunden und intern
- Wer entscheidet, ob ein neues Werkzeug genutzt werden darf und wie lange das dauert
- Was bei einem Fehler zu tun ist, an wen gemeldet wird und wie damit umgegangen wird
- Dass Verstöße arbeitsrechtliche Folgen haben können
Ein verbreiteter Fehler
Wirkt kaum
- Zwanzig Seiten, die den Rechtsrahmen referieren
- Abstrakte Sorgfaltsappelle ohne Beispiel
- Ein Verbot aller nicht ausdrücklich erlaubten Werkzeuge
- Eine Freigabe, die Monate dauert
Wirkt
- Zwei Seiten, die sagen, was erlaubt ist und was nicht
- Konkrete Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag
- Eine kurze Liste freigegebener Werkzeuge, die gepflegt wird
- Ein Weg, ein weiteres Werkzeug in Tagen prüfen zu lassen
Wie wir vorgehen
Schritt 1: Bestand aufnehmen
Was wird tatsächlich genutzt, mit welchen Zugängen? Diese Frage bringt oft mehr zutage als erwartet und bestimmt den Zuschnitt der Regeln.
Schritt 2: Werkzeuge freigeben
Für die genutzten Werkzeuge klären wir Vertragslage, Datenfluss und Rolle nach der KI-Verordnung. Danach sortieren wir, was bleibt und was ersetzt wird.
Schritt 3: Regeln schreiben
Kurz, in der Sprache des Unternehmens, mit Beispielen. Was nicht in zwei Minuten gelesen ist, wird nicht gelesen.
Schritt 4: Mitbestimmung klären
Wo eine Betriebsvereinbarung der richtige Weg ist, entwerfen wir sie und begleiten die Verhandlung.
Schritt 5: Schulen
Die Pflicht zur KI-Kompetenz erfüllt sich durch Vermittlung, nicht durch Verteilung eines Dokuments.
Was die Pflicht zur KI-Kompetenz genau verlangt, steht unter KI-Kompetenz nach Art. 4.
Regeln, die im Alltag ankommen?
Wir schreiben die Richtlinie so, dass sie gelesen und befolgt wird.
Richtlinie besprechenHäufige Fragen
Brauchen wir überhaupt eine Richtlinie?
Eine gesetzliche Pflicht, ein solches Dokument zu erstellen, gibt es nicht. Mehrere Pflichten lassen sich aber praktisch nur so erfüllen: die Schulung zur KI-Kompetenz, die Aufsicht über den Einsatz und der Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Ohne schriftliche Regel fehlt außerdem die Grundlage, um bei Verstößen zu reagieren.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Sobald die Richtlinie das Verhalten im Betrieb ordnet oder ein Werkzeug betrifft, das zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet ist, ist von Mitbestimmung auszugehen. In der Praxis ist es meist besser, eine Betriebsvereinbarung anzustreben, statt eine einseitige Anweisung zu erlassen, die später angegriffen wird.
Sollen wir Werkzeuge verbieten?
Ein pauschales Verbot führt in aller Regel dazu, dass private Zugänge genutzt werden. Damit verliert das Unternehmen jede Übersicht. Wirksamer ist eine kurze Liste freigegebener Werkzeuge mit klaren Grenzen für die Eingabe, dazu ein einfacher Weg, ein weiteres Werkzeug prüfen zu lassen.