Konsortial- und Förderverträge

Die Arbeit an einem Förderprojekt ist Compliance und selten Streit. Entscheidend sind zwei Zeitpunkte vor dem Projektstart und drei Regelwerke, von denen der Konsortialvertrag nur eines abbildet.

Die Förderzusage liegt vor, der Projektstart ist terminiert, der Konsortialvertrag zirkuliert noch als Entwurf. Verhandelt werden Arbeitspakete und Budgets, während die Fragen zu Daten, Ethik und Genehmigungen auf die Zeit nach dem Kick-off verschoben werden.

Dagegen spricht wenig, solange nichts schiefgeht. Das ist auch der Grund, weshalb es selten anders läuft. Zwei Pflichten sind zu diesem Zeitpunkt allerdings bereits fällig.

Zwei Zeitpunkte liegen vor dem Projektstart

Was vor dem Beitritt zur Finanzhilfevereinbarung feststehen muss, ergibt sich aus der Verordnung selbst und nicht aus dem Musterkonsortialvertrag.

Zeitpunkt 1: Vor dem Beitritt zur Finanzhilfevereinbarung
Die Begünstigten unterrichten einander über Einschränkungen beim Zugang zu ihren Grundlagen, Art. 41 Abs. 3 der Verordnung (EU) 2021/695. Wer eine Einschränkung später erklärt, hat den Zugang bereits eröffnet.
Zeitpunkt 2: Vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit
Alle Genehmigungen der zuständigen Ethikausschüsse und Datenschutzbehörden müssen vorliegen und in den Unterlagen sein, Art. 19 Abs. 4 der Verordnung.
Zeitpunkt 3: Bis ein Jahr nach Abschluss
Ein Antrag auf Zugang für Nutzungszwecke bleibt möglich, sofern die Begünstigten keine abweichende Frist vereinbart haben, Art. 41 Abs. 8 der Verordnung. Diese Frist gehört in den Konsortialvertrag.

Der Zugang zu den Ergebnissen ist unentgeltlich, soweit ein Partner sie für eigene Aufgaben in der Maßnahme benötigt. Für die Grundlagen gilt dasselbe, solange nichts anderes vor dem Beitritt vereinbart wurde. Darin liegt der praktische Wert der ersten Frist.

Die Ethikanforderungen sind Fördervoraussetzung

Wie weit die Ethikanforderungen reichen, wird meist unterschätzt, weil die Selbstbewertung wie ein Formular aussieht. Art. 19 Abs. 1 der Verordnung bindet alle Maßnahmen an die Grundsätze der Ethik und nennt den Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten ausdrücklich.

Die ethische Selbstbewertung benennt alle vorhersehbaren ethischen Fragen und nicht nur die offensichtlichen
Die Einhaltung des Europäischen Verhaltenskodex für die Integrität in der Forschung ist bestätigt
Für Tätigkeiten außerhalb der Union ist bestätigt, dass sie in einem Mitgliedstaat erlaubt gewesen wären
Jede erforderliche Genehmigung liegt vor Beginn der betreffenden Tätigkeit vor und ist abgelegt
Im Konsortialvertrag ist benannt, wer die Ethikunterlagen führt und wer sie auf Anfrage vorlegt

Die Folge einer Lücke ist keine Nebenpflicht. Nach Art. 19 Abs. 6 der Verordnung wird eine Maßnahme, die die Anforderungen nicht erfüllt, abgelehnt oder beendet, sobald das festgestellt ist.

Der Konsortialvertrag regelt den Datenschutz zwischen den Partnern nicht

Wer zwischen den Partnern datenschutzrechtlich wofür verantwortlich ist, steht in aller Regel nirgends. Der Konsortialvertrag verteilt Aufgaben, Ergebnisse und Zugangsrechte. Sobald die Partner das Auswertungsdesign gemeinsam festlegen, ist jedoch der Tatbestand des Art. 26 Abs. 1 DSGVO erfüllt. Daraus folgt die Pflicht zu einer eigenen Vereinbarung.

Hinzu treten die Garantien nach Art. 89 Abs. 1 DSGVO, also technische und organisatorische Maßnahmen, die insbesondere die Datenminimierung gewährleisten. Beides gehört neben den Konsortialvertrag und nicht hinein, weil die Beteiligten verschieden sind und die Vereinbarung den betroffenen Personen im Wesentlichen bereitzustellen ist.

Die Forschungsausnahme der KI-Verordnung endet beim Test unter Realbedingungen

Ob die KI-Verordnung im Vorhaben gilt, wird häufig zu schnell verneint. Zwei Ausnahmen greifen tatsächlich, beide sind eng.

Von der Verordnung ausgenommen

Systeme eigens für den alleinigen Zweck wissenschaftlicher Forschung und Entwicklung
Forschungs-, Test- und Entwicklungstätigkeiten vor dem Inverkehrbringen
Die Ausgabe solcher Systeme

Nicht ausgenommen

Tests unter Realbedingungen, ausdrücklich nach Art. 2 Abs. 8 KI-VO
Die Inbetriebnahme eines Ergebnisses im Betrieb eines Partners
Die Verwertung nach Projektende
Das Datenschutzrecht, das daneben unverändert gilt

Wie wir unterstützen

Als KonsortialpartnerWir übernehmen im Vorhaben das Arbeitspaket zu Datenschutz, KI und Ethik und liefern die zugehörigen Berichte.
Vor dem BeitrittWir klären die Einschränkungen an den Grundlagen und die erforderlichen Genehmigungen, solange beides noch gestaltbar ist.
Neben dem KonsortialvertragWir entwerfen die Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO und stimmen sie mit dem Konsortialvertrag ab.

Nicht behandelt sind hier die nationalen Förderprogramme mit ihren eigenen Nebenbestimmungen sowie die Verwertung der Ergebnisse nach Projektende.

Ein Antrag ist bewilligt, der Konsortialvertrag steht aus?

Wir klären, was vor dem Beitritt feststehen muss. Das Arbeitspaket übernehmen wir.

Vorhaben besprechen

Häufige Fragen

Wann muss der Konsortialvertrag stehen?

Vor dem Beitritt zur Finanzhilfevereinbarung. Der Grund dafür ist kein formaler. Art. 41 Abs. 3 der Verordnung (EU) 2021/695 verlangt bis zu diesem Zeitpunkt die gegenseitige Unterrichtung über Einschränkungen beim Zugang zu den Grundlagen. Wer sie später erklärt, hat den Zugang bereits unentgeltlich eröffnet, denn Absatz 6 knüpft die Unentgeltlichkeit an eine abweichende Vereinbarung vor dem Beitritt.

Genügt die ethische Selbstbewertung aus dem Antrag?

Als Selbstbewertung ja, als Nachweis nicht. Nach Art. 19 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2021/695 müssen vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit alle Genehmigungen vorliegen, die nationale und lokale Ethikausschüsse oder Datenschutzbehörden verbindlich vorschreiben. Sie sind in die Unterlagen aufzunehmen. Fehlt eine davon, ist nicht die Dokumentation mangelhaft, sondern die Tätigkeit vorzeitig begonnen.

Brauchen wir zusätzlich eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO?

Sobald die Partner die Zwecke und die Mittel gemeinsam festlegen, ja. Der Konsortialvertrag regelt Ergebnisse, Zugangsrechte und Aufgaben, nicht aber die datenschutzrechtliche Rollenverteilung. Beide Dokumente stehen nebeneinander und widersprechen sich häufig, etwa wenn der Konsortialvertrag eine Weitergabe vorsieht, für die keine Rechtsgrundlage benannt ist. Näheres unter gemeinsamer Verantwortlichkeit.

Fällt unser Vorhaben unter die KI-Verordnung?

Solange ausschließlich geforscht wird, in aller Regel nicht. Art. 2 Abs. 6 KI-VO nimmt Systeme aus, die eigens für den alleinigen Zweck der wissenschaftlichen Forschung und Entwicklung entwickelt und in Betrieb genommen werden. Art. 2 Abs. 8 KI-VO nimmt Forschungs-, Test- und Entwicklungstätigkeiten vor dem Inverkehrbringen aus. Tests unter Realbedingungen sind davon ausdrücklich ausgenommen. Dort endet die Ausnahme.

Was gilt für Partner außerhalb der Union?

Zwei Prüfungen treten hinzu. Nach Art. 19 Abs. 2 lit. c der Verordnung (EU) 2021/695 ist zu bestätigen, dass die Tätigkeiten in einem Mitgliedstaat erlaubt gewesen wären. Datenschutzrechtlich kommt der Drittlandtransfer hinzu, der eine eigene Grundlage braucht. Beides gehört in die Planung und nicht in die Berichtsphase.