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Transkriptionsassistenten in Besprechungen

Eine automatische Mitschrift berührt drei Rechtsgebiete: das Strafrecht, den Beschäftigtendatenschutz und die Mitbestimmung. Die Zustimmung im Chat genügt für keines davon.

Mitschreibende Assistenten sind in Videokonferenzsystemen inzwischen einen Klick entfernt. Aus dem Klick wird eine Aufzeichnung des gesprochenen Worts, eine Zuordnung von Aussagen zu Personen und ein durchsuchbarer Text, der das Gesagte überdauert. Genau deshalb ist die Einführung eine Entscheidung und keine Einstellung.

Drei Fragen, die gleichzeitig zu beantworten sind

Strafrecht

  • Das nicht öffentlich gesprochene Wort ist strafrechtlich geschützt
  • Ein Mitschnitt ohne Einwilligung aller Beteiligten kann strafbar sein
  • Ob ein Werkzeug aufzeichnet oder nur live verschriftet, macht einen Unterschied und ist im Einzelfall zu klären
  • Bei Berufsgeheimnissen kommt der Schutz von Privatgeheimnissen hinzu

Datenschutz

  • Stimme, Inhalt und Zuordnung sind personenbezogene Daten
  • Die Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist wegen der Freiwilligkeit heikel
  • Zu klären sind Zweck, Speicherdauer, Löschung und der Zugriff auf Protokolle
  • Hinzu kommen Auftragsverarbeitung und ein möglicher Drittlandtransfer

Mitbestimmung

  • Ein Werkzeug, das Beiträge Personen zuordnet, ist zur Verhaltenskontrolle geeignet
  • Die Mitbestimmung greift unabhängig von der Absicht
  • Eine Betriebsvereinbarung kann zugleich die Rechtsgrundlage liefern
  • Ohne Beteiligung droht die Untersagung des laufenden Einsatzes

Sprechererkennung: der Punkt, an dem Art. 9 DSGVO einschlägig wird

Ob besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, entscheidet sich daran, woher die Zuordnung zu einer Person kommt. Dass eine Stimme zu hören ist, genügt dafür nicht.

Kein Art. 9 DSGVO

  • Das Werkzeug trennt Stimmen nur voneinander und benennt sie als Sprecher eins und zwei
  • Die Namen stammen aus den Konten der Videokonferenz, nicht aus der Stimme
  • Es entsteht kein Stimmprofil, das über den Termin hinaus zur Wiedererkennung dient
  • Es bleibt bei Art. 6 DSGVO, die Anforderungen sind hoch, aber erfüllbar

Art. 9 einschlägig

  • Das Werkzeug legt Stimmprofile an und erkennt Personen daran wieder
  • Die Zuordnung erfolgt also aus dem biometrischen Merkmal selbst
  • Damit werden biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet
  • Zusätzlich zur Rechtsgrundlage ist ein Ausnahmetatbestand nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO nötig

Der Unterschied wiegt schwer. Greift Art. 9 DSGVO, trägt das berechtigte Interesse nicht mehr. Übrig bleibt vielmehr die ausdrückliche Einwilligung, und die ist im Arbeitsverhältnis wegen der Freiwilligkeit die schwächste aller Grundlagen. Die arbeitsrechtliche Ausnahme trägt hier nicht, weil das Mitschreiben keine Pflicht aus dem Arbeitsrecht erfüllt.

Deshalb lohnt vor der Auswahl die schlichte Frage an den Anbieter, ob Stimmen nur getrennt oder Personen wiedererkannt werden. Sie entscheidet über das ganze weitere Vorgehen.

Welche Rechtsgrundlage einschlägig ist

Für den Regelfall ohne Stimmprofile kommen drei Wege in Betracht, sie sind unterschiedlich belastbar. Das berechtigte Interesse ist der naheliegende Weg für ein Protokoll im eigenen Interesse des Unternehmens. Die Abwägung ist allerdings anspruchsvoll, weil ein durchsuchbares Wortprotokoll erhebliches Überwachungspotenzial hat. Sie ist dann schriftlich zu führen und die Begrenzungen sind darin auszuweisen.

Die Betriebsvereinbarung ist in Unternehmen mit Betriebsrat der sauberste Weg. Sie kann als Kollektivvereinbarung die datenschutzrechtliche Grundlage tragen und erledigt zugleich die Mitbestimmung. Voraussetzung ist, dass sie die inhaltlichen Anforderungen der DSGVO wirklich abbildet und nicht nur den Einsatz gestattet.

Die Einwilligung ist die schwächste Grundlage, weil ihre Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis in Zweifel steht. Sie bleibt gleichwohl unverzichtbar, denn die strafrechtliche Seite verlangt die Zustimmung aller Beteiligten. Beide sind aber nicht dasselbe und sollten nicht in einen Klick zusammengezogen werden.

Hinzu kommen Transparenzpflichten für Systeme, die mit Menschen interagieren oder Inhalte erzeugen. Wenn ein Assistent also nicht nur mitschreibt, sondern Stimmung, Redeanteile oder Engagement auswertet, ändert sich die rechtliche Lage grundlegend.

Wie der Informationsprozess aussehen sollte

Die Information ist keine einmalige Ansage, sondern eine Kette. Sie beginnt vor dem Termin und endet nicht mit dessen Beginn.

  1. Schritt 1: In der Einladung

    Der Hinweis gehört dorthin, wo er noch eine Wahl lässt. Erfährt eine Person erst im Raum von der Mitschrift, ist ein Widerspruch praktisch ausgeschlossen. Externe erreichen Sie ohnehin nur hier.

  2. Schritt 2: Zu Beginn des Termins

    Erneuter Hinweis und eine sichtbare Anzeige, solange mitgeschrieben wird. Die Anzeige ist wichtiger als die Ansage, weil sie den ganzen Termin über wirkt.

  3. Schritt 3: Widerspruch ermöglichen und festhalten

    Es braucht einen Weg, dem Mitschreiben zu widersprechen, ohne den Termin zu verlieren. Der Widerspruch und die Reaktion darauf gehören dokumentiert.

  4. Schritt 4: Am Ergebnis

    Das Transkript wird als maschinell erstellt gekennzeichnet, mit einem Hinweis auf Fehler und Verwechslungen. Beim späteren Lesen muss erkennbar sein, dass es kein Wortprotokoll ist und nur eingeschränkten Beweiswert haben kann.

  5. Schritt 5: In den Datenschutzhinweisen

    Dauerhaft abrufbar und mit dem, was die Ansage nicht leisten kann: Zwecke, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen.

Was in die Nutzungsregelung gehört

Wie wir unterstützen

Wir prüfen das konkrete Werkzeug und seine Konfiguration, klären die strafrechtliche Seite vor der datenschutzrechtlichen, gestalten die Nutzungsregelung und begleiten die Abstimmung mit dem Betriebsrat. Wo eine Betriebsvereinbarung entsteht, formulieren wir sie so, dass sie die datenschutzrechtliche Grundlage mitträgt.

Assistent bereits im Einsatz?

Wir prüfen, ob die Nutzung zulässig ist. Die Regelung dazu schreiben wir.

Einschätzung anfragen

Häufige Fragen

Reicht es, wenn wir zu Beginn der Besprechung fragen?

Als Mindestmaß ist die Frage richtig, als Rechtsgrundlage reicht sie kaum. Eine Frage erst im laufenden Termin setzt die Beteiligten unter Druck. Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit einer Einwilligung ohnehin heikel. Tragfähig wird es erst mit einer vorher bekannten Regelung, aus der sich ergibt, wann mitgeschrieben wird, wer widersprechen kann und was mit dem Ergebnis geschieht.

Was gilt bei Externen im Termin?

Für sie greift keine interne Regelung. Sie müssen vor Beginn wissen, dass mitgeschrieben wird. Sie müssen die Möglichkeit haben, das abzulehnen, ohne den Termin zu verlieren. Praktisch heißt das: Hinweis in der Einladung, nicht erst im Raum.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

In aller Regel ja. Ein Werkzeug, das Beiträge einzelnen Personen zuordnet, ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist. Damit greift die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz, unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt ist.

Das Werkzeug erkennt, wer spricht. Sind das besondere Kategorien von Daten?

Maßgeblich ist, woher die Zuordnung zu einer Person stammt. Trennt das Werkzeug nur Stimmen voneinander und benennt sie als Sprecher eins und zwei, liegt keine eindeutige Identifizierung vor. Übernimmt es die Namen aus den Konten der Videokonferenz, stammt die Zuordnung ebenfalls nicht aus der Stimme. Legt das Werkzeug dagegen Stimmprofile an und erkennt Personen daran wieder, werden biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung verarbeitet. Dann ist Art. 9 DSGVO einschlägig. Die Rechtsgrundlage verengt sich erheblich.

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