Hinweisgeberschutz und interne Meldestelle
Die Meldestelle ist schnell eingerichtet. Anspruchsvoll ist, was danach kommt: Vertraulichkeit über die gesamte Bearbeitung, Fristen und der Nachweis, dass eine Benachteiligung nicht an der Meldung lag.
Hinweise auf Sicherheitslücken, auf den Umgang mit Daten oder auf Verstöße im Unternehmen erreichen die Leitung häufig erst, wenn sie bereits woanders liegen. Das Hinweisgeberschutzgesetz dreht die Reihenfolge um: Wer intern meldet, ist geschützt, und dafür muss es einen Weg geben, der funktioniert.
Was die Meldestelle leisten muss
- ErreichbarkeitMündlich und in Textform, auf Wunsch in einem persönlichen Gespräch. Ein Postfach allein genügt nicht.
- VertraulichkeitDie Identität der hinweisgebenden Person darf nur einem eng begrenzten Kreis bekannt werden, über die gesamte Bearbeitung hinweg.
- UnabhängigkeitDie beauftragte Person muss die Aufgabe unabhängig wahrnehmen können. Interessenkonflikte mit anderen Rollen sind auszuschließen.
- DokumentationMeldungen und Bearbeitungsschritte sind zu dokumentieren, mit Löschung nach Abschluss. Beides ist Pflicht, nicht Wahl.
Die Fristen
7 Tage
Eingang bestätigen
Gegenüber der hinweisgebenden Person, sofern der Kontakt möglich ist.
danach
Stichhaltigkeit prüfen
Nachfragen stellen, Sachverhalt aufklären, Folgemaßnahmen einleiten.
3 Monate
Rückmeldung geben
Über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen, in dem Umfang, in dem es die Ermittlungen zulassen.
Repressalien und Beweislast
Was verboten ist
- Kündigung, Abmahnung, Versetzung wegen einer Meldung
- Vorenthaltene Beförderung oder Fortbildung
- Rufschädigung und Ausgrenzung
- Auch der bloße Versuch und die Androhung
Warum das schwer wiegt
- Erleidet die meldende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass es daran lag
- Der Arbeitgeber muss das Gegenteil beweisen
- Das gelingt nur mit einer Dokumentation, die vor der Meldung entstanden ist
- Personalentscheidungen sollten deshalb unabhängig nachvollziehbar begründet sein
Wie wir unterstützen
Wir richten die Meldestelle ein oder übernehmen sie als externe Stelle, schreiben die Verfahrensordnung und bringen Datenschutz und Vertraulichkeit in ein Verhältnis, das im Ernstfall trägt. Bei eingehenden Meldungen begleiten wir die Aufklärung.
Meldestelle einrichten oder auslagern?
Wir übernehmen die Stelle oder bauen sie mit Ihnen auf.
Meldestelle besprechenHäufige Fragen
Ab wann brauchen wir eine interne Meldestelle?
Die Pflicht knüpft an die Zahl der Beschäftigten an und greift ab fünfzig. Unabhängig davon gibt es Bereiche, in denen sie ohne Rücksicht auf die Größe besteht. Kleinere Einheiten können sich zusammenschließen oder die Aufgabe nach außen vergeben, wobei die Verantwortung bei ihnen bleibt.
Müssen wir anonyme Meldungen annehmen?
Eine Pflicht, den Kanal auf Anonymität auszulegen, besteht nicht in derselben Schärfe wie die übrigen Vorgaben. Eingehende anonyme Meldungen sollen aber bearbeitet werden. Praktisch spricht viel dafür, Anonymität zu ermöglichen. Ohne sie verlagern sich Hinweise nach außen. Eine externe Meldung lässt sich nicht mehr intern klären.
Wie passt das mit dem Datenschutz zusammen?
Eine Meldung enthält personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person und der betroffenen Person. Beide haben Rechte, die einander widersprechen können: Auskunft auf der einen Seite, Vertraulichkeit auf der anderen. Der Vorrang der Vertraulichkeit muss im Verfahren abgebildet sein, sonst gibt eine Auskunft die Identität preis.