Datenschutz im E-Sport-Verein
Auch ein ehrenamtlich geführter Verein ist verantwortliche Stelle. Die Pflichten gelten unabhängig von der Größe und treffen den Vorstand.
Vereine arbeiten mit denselben Daten wie Unternehmen, nur mit weniger Ressourcen. Die Größe ändert die Pflichten nicht, wohl aber den Weg, sie zu erfüllen: schlank, dokumentiert und so, dass ein Wechsel im Vorstand sie nicht mitnimmt.
Womit wir anfangen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, auf das Wesentliche beschränkt
- Rechtsgrundlagen für Mitgliederverwaltung, Beiträge und Kommunikation
- Einsatz von Discord, Messengern und Cloud-Diensten prüfen und absichern
- Informationspflichten gegenüber Mitgliedern und deren Erziehungsberechtigten
- Umgang mit Streams, Fotos und Aufnahmen bei Turnieren
- Löschkonzept für ausgetretene Mitglieder
- Zuständigkeiten im Vorstand festhalten, damit sie den Wechsel überstehen
Mitgliederdaten nach innen und nach außen
Zwei Fragen tauchen in jedem Verein auf, beide haben wenig mit Technik zu tun.
Nach außen geht es um die Veröffentlichung von Namen, Ergebnissen und Fotos. Für den laufenden Wettkampfbetrieb kommt dafür das berechtigte Interesse des Vereins in Betracht, für Werbung und Sponsorendarstellung dagegen kaum. Der Umfang bleibt begrenzt, ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO ist zu beachten, und alte Listen gehören nach einiger Zeit vom Netz.
Nach innen geht es um die Mitgliederliste. Ein Mitglied kann unter engen Voraussetzungen Auskunft über Namen und Anschriften der übrigen Mitglieder verlangen, etwa um eine Mitgliederversammlung vorzubereiten. Ein pauschales Verlangen trägt das nicht, ebenso wenig aber die pauschale Ablehnung mit Verweis auf den Datenschutz. Zu prüfen ist der Zweck. Der Umfang richtet sich danach.
Wie wir unterstützen
Wir bauen mit Ihnen eine Lösung, die zur Größe des Vereins passt, und formulieren die Unterlagen so, dass sie ohne Fachkenntnis fortgeführt werden können. Wo eine Betreuung über die Zeit gewünscht ist, übernimmt sie unsere Schwesterfirma.
Verein neu aufgestellt?
Wir bringen den Datenschutz auf einen Stand, der zur Größe passt.
Kontakt aufnehmenHäufige Fragen
Braucht unser Verein eine oder einen Datenschutzbeauftragten?
Die Bestellpflicht hängt an der Art der Verarbeitung und an der Zahl der Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind. Viele kleine Vereine liegen darunter. Die übrigen Pflichten entfallen dadurch aber nicht: Verzeichnis, Informationspflichten und Betroffenenrechte gelten unabhängig davon.
Dürfen wir Discord oder WhatsApp für die Vereinskommunikation nutzen?
Der Einsatz ist nicht verboten, verlangt aber dieselbe Prüfung wie jeder andere Dienst. Zu klären sind Rechtsgrundlage, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Umgang mit Drittlandtransfer und eine Alternative für alle, die den Dienst nicht nutzen wollen. Gerade bei minderjährigen Mitgliedern ist die Altersgrenze der Plattform zu beachten.
Dürfen wir Ergebnislisten mit Namen veröffentlichen?
Für den laufenden Wettkampfbetrieb kommt das berechtigte Interesse des Vereins in Betracht, weil eine Liga ohne Ergebnisse nicht funktioniert. Der Umfang bleibt gleichwohl begrenzt: Name und Ergebnis genügen, Anschrift und Geburtsdatum gehören nicht dazu. Bei minderjährigen Mitgliedern ist die Abwägung strenger. Ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO ist zu beachten. Alte Listen dauerhaft online zu lassen, lässt sich mit dem Wettkampfbetrieb kaum begründen.
Haftet der Vorstand persönlich?
Verantwortliche Stelle ist der Verein, ein Bußgeld richtet sich gegen ihn. Im Innenverhältnis kann der Verein bei unentgeltlich oder nur geringfügig vergüteter Vorstandstätigkeit nach § 31a BGB allerdings nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit Rückgriff nehmen. Diese Erleichterung entlastet nicht von der Aufgabe selbst: Wer als Vorstand nichts veranlasst und nichts dokumentiert, bewegt sich auf grobe Fahrlässigkeit zu.
Was gilt für Streams von Vereinsturnieren?
Neben der datenschutzrechtlichen Grundlage ist das Recht am eigenen Bild zu beachten. Bei Minderjährigen kommt die Zustimmung der Erziehungsberechtigten hinzu. Ein Hinweis am Eingang genügt nicht für alles. Aufgenommene Personen sollten das vorher wissen und widersprechen können.